Produtividade

Os Cinco Maiores Ladrões de seu Tempo e Produtividade

Parecem insignificantes, mas no fim fazem uma grande diferença em seu desempenho

Conheço pessoas que se lamentam por seu dia não ter 30 horas. Infelizmente não é possível (ainda) para nós, meros mortais, modificar o ritmo do tempo, então o que devemos fazer para ter mais tempo durante nosso dia? Para começar a otimizar nossa agenda, a primeira atitude prática a fazer é nos livrar dos grandes ladrões de vida e produtividade que acabam com nosso tempo livre antes que percebamos.

Então para não perder o nosso precioso e escasso tempo, vamos aqui ver os 05 maiores ladrões de nossa produtividade e como acabar de uma vez por toda com eles:

01 –  Feeds de notícias (twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, etc)

Uma pesquisa recente levantou que o brasileiro fica em média 3 horas por dia nas redes sociais. Isso dá quase 1100 horas por ano, ou seja em um ano ficamos mais de um mês e meio dentro do Facebook, instagram e outras redes sociais.

Feeds de notícias

O objetivo dos desenvolvedores destes aplicativos/redes sociais é elaborar o algoritmo  para que o feed de notícias se torne tão atraente e personalizado com seus gostos que você perca a noção do tempo navegando por ele, até o momento em que você olhe para o relógio e se de conta que grande parte do dia já foi embora sem você sentir.

Começa assim: uma olhadinha rápida de 2 minutinhos, ai você vê o perfil de um amigo, que postou algo sobre uma nova lei, de lá você pula para um artigo sobre dinheiro, etc… Quando se da conta você cai no buraco negro de onde não passa nem a luz e no fim você está á uma hora e meia “estalkeando” a vida dos seus amigos e vendo vídeos de gatinhos. A situação fica mais crítica porque praticamente todas as profissões atuais precisam de algum tipo de acesso ou interação com redes sociais populares e com isso, mesmo que você não tenha acesso a elas, em um certo momento terá que usar o feed, mesmo que de forma profissional, e uma coisa puxa a outra.

O que fazer?

Os mais radicais acabam com seus perfis. É humanamente possível viver fora das redes sociais, mas infelizmente nem todos tem essa possibilidade, pois por mais que sejam tóxicas, é um local onde temos contato com amigos e parentes que de forma nenhuma teríamos sem elas (como as parentes que vivem muito distantes geograficamente ou amigos de outras classes sociais diferente da nossa).

Existem plug-ins para os navegadores que te livram disso, como a extensão “News Feed Eradicator for Facebook” que como o nome sugere, erradica o seu Feed de Notícias sempre que você loga na rede social. Um grande buraco em branco aparece no meio da página e, para deixar seu dia mais interessante, uma citação inspiradora é carreada no lugar do feed. Como qualquer outra extensão para Chrome, basta clicar em “Adicionar ao Chrome” e confirmar a operação para que a ferramenta seja instalada.

Se você não estiver sendo consumido pelas redes sociais a ponto de sua dependência se tornar patológica, não precisa ser tão radical. Nesse caso recomendo que reserve um tempo do seu dia CRONOMETRADO para acessar suas redes sociais favoritas, desligue as notificações delas em seu celular e computador e evite ao máximo este tipo de distração nos momentos que não sejam de lazer ou de tédio (fila de banco, salas de espera, conexão entre voos, etc).

02 – notificações

Nosso mundo é composto por computadores, Smartphones, Smartwatches, etc. Hoje em dia cada Gadgets que usamos nos sufoca com uma avalanche de notificações que chamam a  atenção e desviam nosso foco do que deveríamos estar fazendo.

Para começar um trabalho nosso corpo demora muito tempo para entrar em estado de fluxo (aquele estado mental no qual as coisas fluem e a criatividade aflora), mas uma notificação do celular nos tira deste estado em segundos! E para voltar a ter a concentração, demora mais um bom tempo. Imagine a cada 15 segundos você sendo bombardeado (a) por mensagens de grupos do WhatsApp, mensagens do Facebook Messenger, etc. A situação fica mais tensa quando se fala de Smartwatches, onde essas notificações vem direto para o nosso pulso em forma de vibração.

Notificações

O que fazer?

O ideal seria desligar o celular ou as notificações mas sei que o seu telefone é a sua principal ferramenta de trabalho e contato com o mundo, então o que fazer? Você terá que determinar quais notificações são importantes para você e quais são irrelevantes. No meu caso eu fiz assim: desliguei todas as notificações do celular e fui iniciando uma a uma seletivamente. No Telegram e no WhatsApp os grupos estão todos silenciados, e só tem acesso a me enviar notificações os meus parentes mais próximos e contatos com o qual eu estou trabalhando em algum projeto no momento (após o fim do trabalho, eles saem da lista de prioridades).

Olhe que não estou falando em não atender as pessoas, mas você tem que definir horários no dia para olhar essas notificações e não ficar disponível em tempo real para todas as pessoas, deixando seus afazeres importantes em segundo plano.

03 – Cliente de e-mail aberto durante todo o dia

Seja seu e-mail corporativo, cliente de correio eletrônico ou até mesmo uma aba do navegador com o Gmail aberto. Não façam isso! Pois cada vez que chegar um e-mail, mesmo sendo uma propaganda daquela loja de promoções famosa que escapou do seu filtro de SPAM será uma notificação saltando na sua tela que mandará sua concentração para o “ralo”.

Cliente de e-mail aberto

Ficar com o e-mail aberto desde que chega em sua mesa de trabalho é uma atitude da pessoa que não sabe muito bem o que vai fazer durante sua jornada diária. Assim aquele aplicativo ali, colorido, lotado de linhas e letras, vai definir suas prioridades e tarefas, direcionar todo o seu foco até consumir boa parte do seu dia.

O que fazer?

Abriu o e-mail, chegou tarefa!   Então o mais sensato a fazer e não ficar dependente desta ferramenta, e sim deixá-la dependente de você. Dite as regras para ela em dois passos:

O primeiro passo é definir quais horários do seu dia você vai acessar sua caixa de mensagens. Por exemplo: 9:30h (ao chegar na sala); 11:00h (antes do almoço); 13:30h (retornando do almoço); 15h (metade da tarde) e mais uma abertura antes de sair. É claro que se tiver uma caixa de mensagens com retornos urgentes (como as pessoas que trabalham com vendas de veículos e tem que prospectar seus possíveis clientes com a maior urgência possível) essa caixa sim deve estar aberta e com a notificação do celular ligada, mas estes são casos pontuais.

O segundo passo é programar uma mensagem automática em seu e-mail avisando sobre esses horários, para que a pessoa que lhe enviou a tarefa tenha uma noção de quando você irá abrir a sua mensagem e em que horários ela deverá interagir com você. Algo como:

Bom dia!

Devido a regras de minha empresa, só abrirei a caixa de mensagens as xx horas, então caso você precise falar comigo antes desses horários ou em intervalos menores me ligue pelo número xxxxx-xxxx

04 – dezenas de abas abertas no navegador

É um vício. Conforme o nome diz, estamos navegando na internet. A cada aba aberta, pensamos em alguma coisa diferente e abrimos outra aba para que as duas linhas de pensamento fiquem na tela e você não esqueça o que estava produzindo. Quando vamos buscar referências a uma pesquisa que fizemos, quando achamos duas fotos para decidir qual a melhor para usar, o ato de copiar e colar de um site para outro, etc. Nesse momento estaremos navegando sem rumo, deixando os ventos da web nos levar para o próximo site.

Muitas abas abertas no navegador

Esse ladrão de tempo é sutil, você não percebe, mas tanto você quanto o computador vão ficando cada vez mais lentos e sem foco, pois o ser humano não é multitarefa (só conseguimos lidar com uma coisa de cada vez).

O que fazer?

Você terá que se policiar. Estabeleça um limite de abas aberta em seu computador. Eu sugiro 3 ou 4 no máximo. No início será complicado e confuso para você, mas como nosso cérebro é plástico, assim que esse hábito entrar na lista de nossa mente reptiliana será mais natural esse controle.

Também habitue-se a fechar as abas quando não precisar mais delas. No passado tínhamos esse hábito de deixar uma aba aberta pois as páginas demoravam muito para carregar e com isso ganhávamos tempo, mas hoje em dia a internet e os computadores estão tão rápidos que as coisas vem quase automaticamente na tela.

Para ajudar na organização podemos ter no computador um aplicativo que salve as páginas que você está acessando em um local específico, como o Google Keep e o Evernote, ai quando você entrar em uma página interessante, ao invés de deixar essa aba aberta para poder fazer outra coisa importante, poderá salvar em seu aplicativo para uma futura e mais detalhada referência, pois essas ferramentas além de guardar o artigo, fazem uma limpeza de seu conteúdo, apagando as propagandas e links sem ligação com o tema.

Vale também ter um bloco de notas aberto para ir digitando os links ou salvar em uma pasta de referência em “preferidos”, mas cuidado pois se você não identificar que link é aquele, pode num futuro não saber porque salvou aquilo.

05 – Interrupções de colaboradores, amigos e familiares

Hoje em dia com a disseminação do coworking e diminuição das áreas disponíveis nos ambientes, as pessoas tem que trabalhar juntas em ambientes compartilhados (como ocorre na série de sucesso “The Office”).

Nesses ambientes as “baias” são próximas, e muitas vezes as pessoas compartilham uma parte de suas mesas e com isso acabam interferindo no trabalho uma das outras. Interrupções como conversas altas, telefonemas indiscretos, uma dúvida para continuar o trabalho, um convite para almoçar com a turma, etc acabam te tirando do estado de fluxo, que pela natureza do ambiente você demora muito mais tempo para alcançar que se estivesse em uma área menos “povoada”. Até mesmo quem trabalha no estilo home office tem esse problema, e as vezes de forma mais crítica: como a família acha que trabalhando em casa você não está em um escritório, sempre vai bater na porta de seu cômodo de trabalho para pedir uma opinião, mostrar alguma coisa ou solicitar um favor, já que “você está em casa”.

Escritório cheio

O que fazer?

Nesse caso você terá que se impor. Peça uma reunião ou fale com eles individualmente e defina regras de interrupção para o seu trabalho. Colegas ou familiares terão que respeitar o seu espaço, nem que para isso você tenha que colocar uma luz vermelha na porta ou no acesso a sua baia ou aqueles cartõezinhos “de não perturbe” quando estiver realizando um trabalho que exige concentração.

Se sua profissão permitir seria interessante usar fones de ouvidos, de preferência com cancelamento de ruído ativo, para se concentrar melhor nos momentos em que precisa entrar em estado de fluxo. Eles geram um “ruido branco” que anula o som ambiente, lhe trazendo uma sensação de silêncio artificial. São muito bons se você não consegue trabalhar com música, caso contrário escolha uma playlist que te inspire (adoro música clássica nessas horas) e use-a nesses momentos.

Para não parecer que você está usando o ambiente de trabalho para procrastinar, combine com seus colegas de trabalho previamente algo do tipo:

Quando eu estiver com os fones de ouvido é porque estou em um momento decisivo neste projeto, então por favor, só me chamem em casos extremos.

Então fico por aqui. Qualquer dúvida ou sugestão para melhorar este artigo (sempre que vem algo inteligente e usual eu anexo ao texto com os devidos créditos) é só comentar aqui no nosso espaço.


Pesquisa:

  • Livro “Trabalhe 4 Horas por Semana” – Timothy Ferriss
  • Livro “O Poder do Hábito” – Charles Duhigg
  • Livro “A arte de fazer acontecer” – David Allen
  • Livro “Rápido e devagar” – Daniel Kahneman
  • Livro “SCRUM: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo” – Jeff Sutherland

Imagens: A partir de imagens do Google Search marcadas para reutilização.

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